La bonne gestion des données reste une étape cruciale pour garantir le développement des entreprises, quel que soit leur domaine d’activité. Elles sont relatives aux documents juridiques, contrats, rapports, documents fiscaux, paperasses administratives, factures… Habituellement, ces documents, souvent en papier, sont rassemblés et stockés au même endroit dans une pièce à part. Certaines peuvent être perdues ou endommagées au fil du temps. D’où l’importance de passer par la saisie et le traitement de données. Cette opération permet d’intégrer les informations se trouvant dans un document vers un ordinateur, mais aussi sur le Cloud. En quoi l’externalisation serait-elle bénéfique pour cette opération de numérisation de données ?
Travailler avec des experts du domaine
Le traitement de données est souvent réalisé manuellement à partir d’un ordinateur et de certains logiciels spécifiques. Le but est notamment de pouvoir stocker et sauvegarder toutes les informations dans un serveur ou dans des espaces Cloud. À première vue, l’opération peut sembler être facile. Or, elle demande une certaine concentration et un savoir-faire particulier.
Certes, il est possible de dédier cette mission à plusieurs collaborateurs en interne. Cependant, cela nécessite un investissement à part. Ce qui pourrait augmenter les dépenses sur le budget de la société et occuper une partie de leur temps de travail dans l'accomplissement de cette mission. Heureusement, aujourd’hui, les entreprises peuvent externaliser les tâches associées à un service de traitement de données. C’est une occasion de collaborer avec des experts du secteur.
Il s’agit souvent d’une entreprise à part qui est constituée de plusieurs équipes d’opérateurs de saisie professionnels. Ils ont été formés dans le métier. Ils sont capables de traiter tous types de données : données numériques, monétaires, textes… Grâce à leurs compétences, ils maîtrisent les outils informatiques et bureautiques sans oublier les logiciels de transcription ou de traitement de texte. Ils savent également rédiger des notes et des comptes-rendus. Ils connaissent également toutes les méthodes de classement et d’archivage.
Éviter de recruter du personnel en interne
En ce qui concerne les grosses entreprises, les collaborateurs peuvent être amenés à manipuler de gros volumes de données au quotidien. En plus de leurs tâches principales, ils n’auront pas la possibilité de réaliser la saisie et le traitement des données. Ce qui pourrait engendrer une surcharge de travail. Or, ils doivent accéder facilement à toutes les informations importantes.
De ce fait, ces catégories d’entreprises ont le choix de se tourner vers l’externalisation du traitement de données pour y remédier. Elles n’auront plus l’obligation de recruter du personnel en plus. Elles profiteront d’agents opérationnels et expérimentés. Généralement, le processus de recrutement est particulièrement chronophage. Déjà, il faut prévoir l’élaboration et la publication de l’avis de recrutement, le tri des candidatures, la préparation des entretiens, la réalisation des tests, les formations diverses…
Recruter est une grande perte de temps pour les sociétés. Or, elles doivent se focaliser au quotidien sur leur cœur de métier. En faisant appel à une agence spécialisée, elles seront épargnées de cette étape fastidieuse. Les tâches seront confiées à des professionnels déjà prêts à intervenir.
Un traitement de données sous RGPD
Après l’application de la loi RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données en 2017, toutes les institutions qui traitent les données importantes doivent assurer un niveau de protection élevé de ces dernières. Dans le cadre du respect de cette loi, les prestataires se doivent de se conformer aux garanties concernant la saisie et le traitement de données.
Parmi les garanties présentes dans le contrat, il est essentiel de trouver les mentions suivantes : confidentialité des données, non-diffusion des données, propriété intellectuelle des données, garantie de non-transfert des données vers un pays tiers… La liste est longue, mais il est important pour les sociétés prestataires d’être vigilantes quant aux respects de ce règlement.
Pour respecter la confidentialité, certains prestataires prennent des mesures de sécurité organisationnelles. Cela inclut la sensibilisation des opérateurs de saisie sur la loi RGPD avec une charte informatique. Ils passent également à la signature d’un engagement de confidentialité pour tous les opérateurs qui sont amenés à manipuler les données.