Lettre recommandée: comment assurer sa bonne réception?

On adresse une lettre recommandée lorsqu’on pourrait avoir besoin de la preuve de l’envoi ou de la réception d’un document important dans le futur. Cette manière d’expédition postale est même obligatoire dans certains cas comme lors de la résiliation d’un bail de location, par exemple. Le recommandé permettra de prouver légalement la date du début de préavis. Comment assurer la bonne réception d’un document aussi important ?

Les étapes à suivre

Envoyer une lettre recommandée se fait en plusieurs étapes.

Une fois le recommandé envoyé, la poste donnera à l’expéditeur la preuve de dépôt. C’est un document qui fera mention de la date d’envoi de la lettre. Il peut être utilisé en tant que pièce juridique, pour faire valoir ses droits.

Quand la lettre est postée, elle sera remise en main propre au destinataire qui opèrera à une preuve de réception signée. Ceci peut également être utilisé juridiquement.

Si la personne n’est pas présente à l’adresse indiquée, le facteur laissera un avis de passage et le destinataire aura quelques jours pour aller récupérer sa lettre au bureau de la poste.

Il existe une option de demander un avis de réception. Le recommandé avec accusé de réception est un service supplémentaire facturé, qui permet à l’expéditeur de recevoir à son adresse une carte portant la date de la réception de la lettre et la signature du destinataire.

Utiliser un recommandé A4

Pour faciliter l’envoi des lettres recommandées, il existe maintenant les recommandés A4. Ce sont des recommandés agréés par la poste et disposants des même services d’envoi que les recommandés manuels. Le format des supports recommandés A4 a été adapté pour être utilisable même sur les imprimantes de bureau. Ils sont faciles à remplir sur ordinateur et peuvent être imprimés en grande quantité. Ils sont surtout utilisés par les entreprises.

Comme le recommandé manuel, ils peuvent être utilisés comme preuve juridique. Comme leurs noms l’indiquent, ils ont été conçus pour s’adapter au format A4. Ils sont également composés de plusieurs coupons, notamment de la preuve de distribution, l’avis de passage et l’accusé de réception. Tout cela pour une meilleure distribution du courrier. On peut aussi choisir entre un recommandé A4 avec ou sans codes-barres.

Quand faut-il envoyer une lettre recommandée ?

Quelques cas visés par la loi, font que l’envoi d’un recommandé est obligatoire. Cela est dû au fait qu’il sera une preuve juridique dans ces domaines:

• Le Bail d’habitation (résiliation de bail, congé donne aux locataires) ;
• Les assurances comme la déclaration d’un sinistre, par exemple ;
• La résiliation d’un contrat de travail que ce soit une démission ou un licenciement ;
• Dans les litiges juridiques pour prouver que l’on a déjà essayé d’obtenir gain de cause a l’amiable.

La lettre recommandée est donc obligatoire dans certains cas, et une option à prendre, dans d’autres car cela pourra servir de preuves juridiques. Pour faciliter son envoi en grande quantité, on peut utiliser le support recommandé A4. Dans tous les cas, il est primordial de bien garder la preuve de dépôt et l’avis de réception qui seront les seules preuves de l’envoi et de la bonne réception du courrier.